Korzyści z e-dokumentacji w logistyce to poprawa współpracy, efektywność operacyjna oraz znaczne obniżenie kosztów.
Przez lata sektor transportowy opierał się na używaniu dokumentów papierowych. Jednak w obliczu rosnącego znaczenia zrównoważonego rozwoju, nadszedł czas na zastąpienie niektórych „tradycyjnych” praktyk bardziej cyfrowym podejściem. Potrzeba digitalizacji została również nieco przyspieszona w ostatnich czasach, wraz z regulacjami – szczególnie nadchodzącym rozporządzeniem eFTI i obowiązkowymi regulacjami eCMR – które zmuszają przedsiębiorstwa do dostosowania się. Jednak niektóre firmy są wolne w reakcji, a większa świadomość namacalnych korzyści z bezpapierowego transportu może zapewnić, że legislacja będzie służyć jedynie jako dodatkowy bodziec, a nie główny motywator.
Obecny stan rzeczy
Każda operacja transportowa wymaga więcej niż tuzina różnych dokumentów papierowych, niezależnie od tego, czy chodzi o zawieranie umów, organizację procesów, przypisywanie obowiązków czy zbieranie dowodów. Według raportu Trans.eu o rynku transportowym 2024/2025, około 99% dokumentów używanych w sektorze nadal jest w formie papierowej.
Badanie przeprowadzone przez ODeX wskazuje na kilka przyczyn powolnego przyjmowania narzędzi cyfrowych w sektorze. Głównym powodem jest to, że 25% respondentów wyraziło obawy dotyczące bezpieczeństwa danych podczas korzystania z tych narzędzi. Ponadto, ponad 20% nadawców wyjaśniło, że nie są świadomi istnienia rozwiązań cyfrowych i ich możliwości. Również 15% wskazuje na niewystarczającą adaptację i/lub doświadczenie w korzystaniu z narzędzi cyfrowych, a następnie koszty wdrożenia.
„Obserwujemy duże różnice w adopcji e-dokumentów w zależności od sektora i rodzaju transportu. Podczas gdy lotnictwo i żegluga prowadzą prace, kierując się standardyzacją i złożonością globalnego handlu, transport drogowy cyfryzuje się znacznie wolniej ze względu na swoją lokalną naturę i różnorodne regulacje,” powiedział Gerry Daalhuisen, Starszy Dyrektor ds. Produktów Dock & Yard / Flota w Transporeon. „Ponadto, duże firmy często wdrażają zaawansowane technologie szybciej niż mniejsze, a sektor B2C przyjmuje zmiany szybciej niż sektor B2B. Niektóre firmy logistyczne decydują się na ograniczenie inwestycji w jeszcze nieistotne narzędzia cyfrowe z powodu zmniejszonych wolumenów frachtu i przychodów, ale z drugiej strony, wiele firm coraz bardziej inwestuje w swoją działalność, aby być bardziej odpornymi na obecną sytuację geopolityczną i gospodarczą.”
eCMR: pierwszy krok w kierunku sektora bezpapierowego
Cyfrowa konosament, czyli eCMR, stanowi kluczowy pierwszy krok w przejściu na branżę bezpapierową. Jego stosowanie ma stać się obowiązkowe w lipcu 2027 roku. Do tego czasu rozporządzenie eFTI powinno być w pełni obowiązujące, zachęcając organy w państwach członkowskich UE do akceptowania elektronicznie udostępnianych informacji za pośrednictwem certyfikowanych platform eFTI.
Niezależnie od tego, czy e-dokumentacja jest obowiązkowa, czy nie, wdrożenie procesów bezpapierowych może przynieść znaczące korzyści dla firm transportowych. Przykładem tego jest przejście od papierowego listu przewozowego do eCMR. Cały proces, obejmujący przygotowanie dokumentów, inspekcję ładunku, potwierdzenie dostawy i inne zadania administracyjne, zajmuje obecnie około 23 minut w procesie opartym na papierze. Jeśli zlecenie transportowe jest przetwarzane cyfrowo, czas ten skraca się do 9 minut, według badań SIRA Consulting Research dla duńskiego Ministerstwa Transportu.
Oszczędność czasu, wynosząca niemal kwadrans, przekłada się na znaczne oszczędności finansowe. Według organizacji eFTI4EU, sektor europejskiej logistyki transportowej może zaoszczędzić nawet 1 miliard euro rocznie. I to nawet nie uwzględnia zmniejszenia czasu oczekiwania na granicach dzięki zwiększonej wydajności.
Zwiększona przejrzystość, mniej (błędów) ludzkich
Przejście na cyfrowe rozwiązania znacząco poprawia komunikację, współpracę i efektywność w łańcuchu dostaw. Na przykład, zapewnia dane o wysyłkach i umożliwia podgląd w czasie rzeczywistym, co gwarantuje, że wszyscy interesariusze są na bieżąco z najnowszym statusem przesyłek. Ta przejrzystość pozwala na wczesne wykrycie brakujących produktów i opóźnień, umożliwiając terminowe działania. Jednocześnie błąd ludzki jest eliminowany, co zapewnia większą dokładność i dodatkową poprawę operacji wewnętrznych, takich jak zarządzanie zapasami.
Zrównoważona przewaga konkurencyjna
Ostatecznie, e-dokumentacja jest bardziej zrównoważonym podejściem, pomagając firmom transportowym osiągać znaczące postępy w realizacji celów zrównoważonego rozwoju. Na przykład, poprzez redukcję odpadów papierowych i śladu węglowego związanego z procesami opartymi na papierze. „Korzyści z e-dokumentacji znacznie przewyższają wysiłki związane z jej wdrożeniem,” wskazuje Daalhuisen. „Przynosi wyraźne korzyści operacyjne i finansowe, takie jak obniżenie kosztów i zwiększenie produktywności, jednocześnie dążąc do zrównoważonej przyszłości. Dodatkowo, wyzwania związane z dokumentacją, takie jak błędy i opóźnienia, które z tego wynikają, są postrzegane przez połowę graczy w logistyce transportowej jako największa przeszkoda w operacjach. Na to również e-dokumentacja jest odpowiedzią.”
Wielojęzyczny specjalista z doświadczeniem w Europie, Kanadzie i Chinach, Herbert nawiązał bezcenne kontakty w branży motoryzacyjnej i energetycznej. Kierował prestiżowymi projektami obejmującymi współpracę z ENBW, Mercedes-Benz Group, Siemens Group oraz Instytutem Fraunhofera.